Kỳ nghỉ gia đình đầu tiên ra nước ngoài cùng con nhỏ thường khiến không ít bố mẹ hồi hộp — không phải vì lo con quấy khóc trên máy bay, mà vì băn khoăn: “Con mình cần giấy tờ gì để được xuất cảnh?” Khác với người lớn, trẻ em có những yêu cầu giấy tờ riêng, đặc biệt là khi không đi cùng đầy đủ cả cha lẫn mẹ. Thiếu một loại giấy tờ, cả gia đình có thể bị từ chối làm thủ tục ngay tại sân bay.
Bài viết này của BayVui tổng hợp đầy đủ checklist giấy tờ xuất cảnh cho trẻ em theo quy định mới nhất, giúp bố mẹ chuẩn bị một lần là yên tâm cho mọi chuyến bay cùng nhau.
Vì sao giấy tờ của trẻ em lại “khó” hơn người lớn?
Theo quy định hiện hành, người chưa đủ 14 tuổi khi xuất cảnh không được đi một mình mà phải có người đại diện hợp pháp đi cùng, hoặc phải có giấy ủy quyền hợp lệ nếu người đi cùng không phải là cha/mẹ. Đây chính là lý do vì sao ngoài hộ chiếu, trẻ em thường cần thêm các giấy tờ chứng minh quan hệ huyết thống và giấy phép của người giám hộ.
Ngoài ra, mỗi trẻ em — kể cả trẻ sơ sinh dưới 1 tuổi — đều cần có hộ chiếu riêng, không thể đi ghép chung hộ chiếu với bố hoặc mẹ như một số quốc gia từng cho phép trước đây.
Checklist giấy tờ xuất cảnh cho trẻ em
1. Hộ chiếu riêng của trẻ (bắt buộc)
Đây là giấy tờ quan trọng nhất. Hồ sơ cấp hộ chiếu cho trẻ em bao gồm tờ khai theo mẫu quy định và bản sao hoặc bản chụp có chứng thực của giấy khai sinh. Tờ khai phải do mẹ hoặc cha khai và ký thay; nếu trẻ không còn cha mẹ thì người giám hộ hợp pháp sẽ thực hiện thay, kèm giấy tờ chứng minh tư cách giám hộ.
Lưu ý thời gian xử lý hộ chiếu cho trẻ thường mất từ 5–8 ngày làm việc (không tính thứ Bảy, Chủ nhật) theo đường bưu điện hoặc dịch vụ công trực tuyến, vì vậy bố mẹ nên làm hộ chiếu cho con ít nhất 1 tháng trước ngày khởi hành để tránh phát sinh vào phút chót.
2. Giấy khai sinh (bản gốc hoặc bản sao có chứng thực)
Ngoài giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh, trẻ dưới 1 tháng tuổi chưa được cấp giấy khai sinh cần có thêm giấy chứng sinh để thay thế tạm thời. Giấy khai sinh không chỉ cần khi làm hộ chiếu mà còn nên mang theo bản sao khi xuất cảnh, vì đây là căn cứ để chứng minh mối quan hệ cha/mẹ – con trong trường hợp cán bộ xuất nhập cảnh yêu cầu kiểm tra thêm.
3. Giấy ủy quyền — bắt buộc nếu trẻ không đi cùng đầy đủ cha và mẹ
Đây là loại giấy tờ dễ bị bỏ sót nhất nhưng lại gây rắc rối nhiều nhất nếu thiếu. Các trường hợp cần giấy ủy quyền gồm:
Trẻ đi cùng ông bà, cô dì, chú bác hoặc người thân khác mà không có cả cha lẫn mẹ đi cùng. Trẻ đi cùng chỉ một trong hai người (cha hoặc mẹ) trong khi người còn lại không đi cùng — một số quốc gia yêu cầu giấy đồng ý của người vắng mặt để phòng ngừa tình trạng bắt cóc hoặc đưa trẻ ra nước ngoài trái phép. Trẻ đi theo đoàn, theo nhóm du lịch mà không có người thân trực tiếp đi cùng.
Giấy ủy quyền có vai trò chứng minh cha, mẹ hoặc người giám hộ trao quyền cho người khác chăm sóc, đưa đón trẻ khi đi nước ngoài, và để đảm bảo tính pháp lý, giấy này nên được công chứng hoặc chứng thực tại UBND cấp xã/phường hoặc phòng công chứng. Một số quốc gia (đặc biệt các nước châu Âu theo khối Schengen, Mỹ, Úc) có thể yêu cầu bản dịch công chứng sang tiếng Anh kèm theo.
Bố mẹ nên chuẩn bị giấy ủy quyền theo trình tự: điền đầy đủ thông tin cha/mẹ, người được ủy quyền và thông tin trẻ; chuẩn bị bản sao CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của cả hai bên; mang đến UBND phường/xã hoặc văn phòng công chứng để chứng thực; sau đó giao lại cho người đi cùng trẻ giữ để xuất trình khi làm thủ tục xuất cảnh.
4. Giấy tờ tùy thân của người đi cùng trẻ
Nếu trẻ đi cùng ông bà hoặc người thân (không phải cha mẹ ruột), người đi cùng cần chuẩn bị: căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực, và bản sao giấy khai sinh của trẻ có chứng thực để đối chiếu quan hệ với giấy ủy quyền.
5. Visa (nếu điểm đến yêu cầu)
Trẻ em vẫn phải xin visa như người lớn nếu quốc gia đến không nằm trong danh sách miễn visa cho công dân Việt Nam. Hồ sơ visa cho trẻ thường cần thêm: giấy khai sinh, ảnh thẻ theo đúng quy cách của từng nước, và trong nhiều trường hợp là thư đồng ý của cha/mẹ nếu trẻ không đi cùng đầy đủ hai người. Bố mẹ nên kiểm tra kỹ yêu cầu visa riêng cho trẻ em trên cổng thông tin visa chính thức của quốc gia định đến, vì mỗi nước có quy định khác nhau về độ tuổi miễn phí visa, thời hạn hộ chiếu tối thiểu (thường yêu cầu còn hạn ít nhất 6 tháng) và số trang trống.
6. Giấy tờ liên quan đến hãng bay khi trẻ bay một mình (Unaccompanied Minor)
Nếu vì lý do đặc biệt trẻ phải bay một mình, các hãng hàng không tại Việt Nam đều có dịch vụ và quy định riêng. Với Vietnam Airlines, dịch vụ trẻ em bay một mình áp dụng cho trẻ từ 5 đến 14 tuổi, phụ huynh cần đăng ký trước và đóng phí dịch vụ; nhân viên hãng sẽ đón trẻ tại sân bay, hỗ trợ qua khu vực an ninh và đưa lên máy bay. Trẻ dưới 14 tuổi cần bản gốc hoặc bản sao có chứng thực của giấy khai sinh khi làm thủ tục.
Với Vietjet Air, dịch vụ trẻ em bay một mình (UM) áp dụng cho trẻ từ 6 đến dưới 12 tuổi, sức khỏe bình thường và không cần hỗ trợ y tế đặc biệt; trẻ từ 12 đến dưới 14 tuổi thì phụ huynh hoặc người giám hộ hợp pháp phải trực tiếp đưa con đến sân bay khởi hành. Phụ huynh cần có mặt tại sân bay khởi hành ít nhất 2 giờ trước giờ bay dự kiến và hoàn tất mọi thủ tục trước chuyến bay, đồng thời cần văn bản đồng ý của người giám hộ hợp pháp.
Bố mẹ nên liên hệ trực tiếp tổng đài hoặc phòng vé của hãng để xác nhận chính sách và mức phí mới nhất trước khi đặt vé cho trường hợp này, vì chính sách có thể thay đổi theo từng thời điểm.
Checklist tóm tắt trước ngày bay
Trước khi ra sân bay, bố mẹ nên rà soát lại một lượt:
Hộ chiếu của trẻ còn hạn ít nhất 6 tháng tính từ ngày nhập cảnh nước đến. Bản sao có chứng thực giấy khai sinh của trẻ. Giấy ủy quyền công chứng (nếu trẻ không đi cùng đầy đủ cha mẹ), kèm bản dịch tiếng Anh nếu điểm đến yêu cầu. Visa của trẻ (nếu điểm đến không miễn visa). Giấy tờ tùy thân của người lớn đi cùng trẻ. Thông tin đăng ký dịch vụ trẻ em bay một mình (nếu áp dụng), đã xác nhận với hãng bay. Bảo hiểm du lịch cho cả gia đình — đặc biệt quan trọng với trẻ nhỏ vì rủi ro ốm đau, tai nạn khi ở nước ngoài luôn cần được bảo vệ tài chính kịp thời.
Một vài lưu ý thực tế từ BayVui
Nhiều gia đình chủ quan nghĩ giấy khai sinh bản photo thường là đủ, nhưng thực tế cán bộ xuất nhập cảnh ở một số cửa khẩu vẫn yêu cầu bản sao có chứng thực hoặc bản gốc để đối chiếu. Vì vậy, hãy luôn mang theo cả bản gốc lẫn ít nhất một bản sao có công chứng, cất riêng trong túi hồ sơ dễ lấy.
Với các gia đình có kế hoạch đi nhiều chuyến trong năm, nên photocopy sẵn nhiều bản giấy ủy quyền đã công chứng (thời hạn công chứng thường không giới hạn nhưng một số nước yêu cầu giấy ủy quyền được cấp trong vòng 3–6 tháng gần nhất), để không phải làm lại mỗi lần đặt vé gấp.
Cuối cùng, đừng quên kiểm tra thời hạn hộ chiếu của cả bố mẹ và con cùng lúc — rất nhiều trường hợp hộ chiếu con còn hạn nhưng hộ chiếu bố hoặc mẹ sắp hết hạn khiến cả gia đình phải hoãn chuyến đi để làm lại giấy tờ.
Câu hỏi thường gặp
Trẻ sơ sinh có cần hộ chiếu riêng không?
Có. Mọi trẻ em, kể cả trẻ dưới 1 tuổi, đều cần hộ chiếu riêng, không được ghép chung với hộ chiếu của cha hoặc mẹ.
Giấy ủy quyền cho con đi nước ngoài có bắt buộc công chứng không?
Có, nên công chứng hoặc chứng thực tại UBND cấp xã/phường hay phòng công chứng để đảm bảo giá trị pháp lý khi làm thủ tục xuất nhập cảnh, đặc biệt khi trẻ không đi cùng đầy đủ cha mẹ.
Trẻ đi cùng một trong hai bố mẹ có cần giấy đồng ý của người còn lại không?
Tùy quốc gia. Nhiều nước yêu cầu văn bản đồng ý từ người cha/mẹ không đi cùng nhằm ngăn ngừa việc đưa trẻ ra nước ngoài trái phép. Bố mẹ nên kiểm tra yêu cầu cụ thể của quốc gia đến trước khi khởi hành.
Trẻ từ mấy tuổi được các hãng bay Việt Nam nhận dịch vụ bay một mình?
Vietnam Airlines nhận trẻ từ 5–14 tuổi; Vietjet Air áp dụng dịch vụ UM cho trẻ 6 đến dưới 12 tuổi, còn trẻ 12 đến dưới 14 tuổi cần phụ huynh trực tiếp đưa ra sân bay làm thủ tục.
Chuẩn bị chuyến đi trọn vẹn cùng BayVui
Chuẩn bị đủ giấy tờ chỉ là bước khởi đầu cho một chuyến đi trọn vẹn cùng gia đình. Tại BayVui, chúng tôi đồng hành cùng bố mẹ từ việc tìm vé máy bay phù hợp lịch trình của cả nhà, tư vấn bảo hiểm du lịch cho trẻ em, đến hỗ trợ thông tin visa và eSIM quốc tế — để mỗi chuyến bay đều là một hành trình yên tâm, “bay cùng nhau, cùng gia đình”.
Nếu cần tư vấn thêm về giấy tờ, vé máy bay hay bảo hiểm cho chuyến đi sắp tới, bố mẹ có thể liên hệ BayVui qua Zalo 0938 555 693 hoặc đặt vé nhanh tại bayvui.net/dat-ve.