Làm hộ chiếu cho trẻ em: Thủ tục và giấy tờ cần thiết

Nếu gia đình đang lên kế hoạch cho chuyến đi nước ngoài đầu tiên của con, một trong những việc cần chuẩn bị sớm nhất chính là hộ chiếu. Khác với người lớn, trẻ em dưới 14 tuổi có một số quy định riêng về giấy tờ, người đứng ra nộp hồ sơ và cách nộp. Bài viết này BayVui tổng hợp đầy đủ, cập nhật theo quy định hiện hành, giúp ba mẹ chuẩn bị một lần là đủ, không phải chạy đi chạy lại vì thiếu giấy tờ.

Ai được đứng ra làm hộ chiếu cho trẻ em?

Đây là điều nhiều phụ huynh băn khoăn nhất: có bắt buộc cả ba và mẹ cùng đi, hay trẻ có cần có mặt không?

Theo quy định hiện hành, hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu phổ thông cho trẻ em dưới 14 tuổi do cha, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp đứng ra khai và nộp thay. Chỉ cần một trong hai người (cha hoặc mẹ) hoặc người giám hộ hợp pháp thực hiện là đủ, không bắt buộc cả cha lẫn mẹ phải cùng có mặt. Tờ khai cần có chữ ký xác nhận của người đại diện đứng ra nộp hồ sơ.

Về việc trẻ có cần có mặt hay không: nếu nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công Bộ Công an, phụ huynh có thể thực hiện toàn bộ quy trình khai báo mà không cần đưa trẻ đi cùng, miễn là chuẩn bị đầy đủ ảnh và giấy tờ theo yêu cầu. Nếu nộp trực tiếp tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh, một số nơi có thể yêu cầu xuất trình bản gốc giấy khai sinh để đối chiếu — gia đình nên gọi điện xác nhận trước với cơ quan nơi dự định nộp hồ sơ để tránh phải đi lại nhiều lần.

Giấy tờ cần chuẩn bị

Hồ sơ làm hộ chiếu cho trẻ dưới 14 tuổi gồm những giấy tờ chính sau:

Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu phổ thông theo mẫu quy định (mẫu TK01), điền đầy đủ thông tin của trẻ và người đại diện, có chữ ký xác nhận của cha, mẹ hoặc người giám hộ. Nếu nộp trực tiếp, tờ khai cần được xác nhận và đóng dấu giáp lai ảnh tại công an xã, phường, thị trấn nơi trẻ cư trú trước khi nộp.

Bản sao giấy khai sinh của trẻ (mang bản gốc để đối chiếu nếu nộp trực tiếp, hoặc bản scan/chụp rõ nét nếu nộp online).

Ảnh chân dung của trẻ cỡ 4x6cm, chụp trong vòng 6 tháng gần nhất, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, rõ trán và tai, không đeo kính. Với trẻ nhỏ, đây thường là phần mất thời gian nhất vì bé hay không hợp tác khi chụp — nên chọn studio quen chụp ảnh giấy tờ cho trẻ em hoặc canh lúc bé tỉnh táo, không quấy khóc.

Giấy tờ chứng minh mối quan hệ giữa người đại diện và trẻ (thường giấy khai sinh đã đủ, nhưng nếu người đứng ra nộp là người giám hộ không phải cha mẹ ruột, cần thêm giấy tờ chứng minh quyền giám hộ hợp pháp).

Với hộ chiếu bị mất hoặc hỏng cần cấp lại, chuẩn bị thêm hộ chiếu cũ (nếu còn) hoặc đơn trình báo mất theo quy định.

Nộp hồ sơ online hay trực tiếp?

Hiện nay, hồ sơ cấp hộ chiếu cho trẻ em dưới 14 tuổi được khuyến khích nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công Bộ Công an, giúp phụ huynh tiết kiệm thời gian đi lại đáng kể so với nộp trực tiếp.

Để nộp online, phụ huynh cần có tài khoản định danh điện tử mức độ 2 (VNeID), sau đó đăng nhập vào Cổng dịch vụ công, chọn mục cấp hộ chiếu phổ thông cho trẻ em dưới 14 tuổi, điền thông tin theo mẫu, tải lên ảnh chân dung của trẻ và bản scan giấy khai sinh, rồi nộp lệ phí trực tuyến theo đường dẫn hệ thống gửi về.

Nếu không quen thao tác online hoặc thông tin của trẻ có phần đặc biệt cần cán bộ xử lý trực tiếp (ví dụ giấy khai sinh có sai sót cần đối chiếu thêm giấy tờ), gia đình vẫn có thể nộp trực tiếp tại phòng quản lý xuất nhập cảnh công an cấp tỉnh nơi thường trú hoặc tạm trú.

Lệ phí và thời gian xử lý

Lệ phí cấp hộ chiếu cho trẻ dưới 14 tuổi hiện là 100.000 đồng/lần cấp mới (mức áp dụng từ 1/7/2025 đến hết 31/12/2026). Trường hợp cấp lại do hộ chiếu bị mất hoặc hư hỏng, lệ phí là 200.000 đồng/lần cấp. Mức phí có thể được điều chỉnh theo quy định mới sau thời gian áp dụng trên, gia đình nên kiểm tra lại tại thời điểm nộp hồ sơ để chắc chắn.

Thời gian xử lý hồ sơ thông thường không vượt quá 8 ngày làm việc kể từ khi cơ quan quản lý xuất nhập cảnh nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Với gia đình có kế hoạch bay gấp, nên làm hộ chiếu cho con sớm ít nhất 3-4 tuần trước ngày dự kiến khởi hành, để có thời gian dự phòng cho trường hợp hồ sơ cần bổ sung hoặc chỉnh sửa.

Thời hạn hộ chiếu của trẻ em

Hộ chiếu cấp cho trẻ dưới 14 tuổi có thời hạn 5 năm kể từ ngày cấp và không được gia hạn thêm — hết hạn là phải làm hộ chiếu mới hoàn toàn. Đây là điểm khác biệt so với hộ chiếu người lớn (thời hạn 10 năm). Gia đình nên ghi chú lại ngày hết hạn hộ chiếu của con, đặc biệt nếu có kế hoạch đi nước ngoài thường xuyên, để chủ động làm mới trước khi hộ chiếu cũ hết hạn, tránh tình huống phát hiện hộ chiếu hết hạn sát ngày bay.

Những tình huống đặc biệt cần lưu ý

Một số trường hợp không đơn giản như “cha mẹ đứng ra làm hộ chiếu cho con”, gia đình nên biết trước để không bị động khi làm hồ sơ.

Trường hợp cha mẹ ly hôn hoặc chỉ một người có quyền nuôi con: người đại diện hợp pháp theo quyết định của tòa án hoặc thỏa thuận nuôi con vẫn có thể đứng ra làm hộ chiếu cho trẻ. Nếu cơ quan tiếp nhận hồ sơ yêu cầu thêm giấy tờ chứng minh quyền nuôi con (như bản án ly hôn, quyết định giao con), gia đình nên chuẩn bị sẵn bản sao để tránh mất thời gian bổ sung sau.

Trường hợp trẻ được nhận nuôi hoặc do người thân không phải cha mẹ ruột nuôi dưỡng: cần có giấy tờ chứng minh quan hệ giám hộ hợp pháp (quyết định công nhận nuôi con nuôi, hoặc văn bản giám hộ theo quy định), không thể chỉ dựa vào giấy khai sinh gốc.

Trường hợp giấy khai sinh của trẻ bị sai lệch thông tin (họ tên, ngày sinh không khớp với các giấy tờ khác): nên xử lý cải chính hộ tịch trước khi nộp hồ sơ hộ chiếu, vì sai lệch thông tin là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý.

Trường hợp gia đình đang ở tỉnh/thành khác với nơi đăng ký thường trú của trẻ: hồ sơ vẫn có thể nộp tại nơi tạm trú có đăng ký hợp lệ, nhưng nên xác nhận trước với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh địa phương về giấy tờ chứng minh tạm trú cần mang theo, vì quy định thực tế áp dụng có thể khác nhau giữa các địa phương.

Mẹo giúp việc làm hộ chiếu cho con suôn sẻ hơn

Nếu đây là lần đầu ba mẹ làm hộ chiếu cho con, vài kinh nghiệm thực tế dưới đây có thể giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.

Chụp ảnh cho trẻ vào buổi sáng, sau khi bé đã ăn no và không buồn ngủ, thường dễ có ảnh đạt yêu cầu hơn là chụp vào cuối ngày khi trẻ mệt và dễ quấy khóc. Một số studio chuyên chụp ảnh giấy tờ có kinh nghiệm với trẻ nhỏ, biết cách dỗ và bắt khoảnh khắc bé nhìn thẳng máy ảnh, đáng để tìm hiểu trước nếu khu vực gia đình sinh sống có dịch vụ này.

Kiểm tra kỹ chính tả họ tên, ngày tháng năm sinh trên tờ khai trước khi nộp — đây là lỗi phổ biến nhất khiến hồ sơ bị yêu cầu chỉnh sửa, đặc biệt với tên có dấu hoặc tên ghép phức tạp.

Nếu gia đình có kế hoạch đưa con đi nhiều nước trong vài năm tới, có thể cân nhắc làm hộ chiếu sớm ngay cả khi chưa có chuyến đi cụ thể trong kế hoạch gần, để tránh tình huống gấp rút khi có cơ hội du lịch bất ngờ (vé khuyến mãi, chuyến đi cùng người thân ở nước ngoài…).

Lưu lại mã hồ sơ và thông tin đăng ký nếu nộp online, để tiện tra cứu tiến độ xử lý mà không cần gọi điện hỏi trực tiếp.

Checklist chuẩn bị nhanh

Trước khi bắt tay vào làm hồ sơ, gia đình có thể rà lại nhanh theo checklist sau:

Xác định người đứng ra nộp hồ sơ (cha, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp) và chuẩn bị giấy tờ tùy thân của người đó.

Chuẩn bị bản gốc và bản sao giấy khai sinh của trẻ.

Chụp ảnh chân dung 4x6cm đúng chuẩn cho trẻ, mang theo hoặc chuẩn bị file scan nếu nộp online.

Nếu nộp online: đăng ký/kiểm tra tài khoản VNeID mức độ 2 trước, tránh mất thời gian xử lý ngay lúc nộp hồ sơ.

Nếu nộp trực tiếp: gọi điện xác nhận trước với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh nơi dự định nộp về giấy tờ cần mang theo bản gốc, vì có thể có khác biệt nhỏ giữa các địa phương.

Ước tính thời gian xử lý và chủ động nộp hồ sơ sớm, đặc biệt nếu chuyến đi rơi vào mùa cao điểm (hè, Tết) khi lượng hồ sơ tăng cao có thể kéo dài thời gian trả kết quả.

Câu hỏi thường gặp

Có bắt buộc cả cha và mẹ cùng đi làm hộ chiếu cho con không? Không bắt buộc. Chỉ cần một trong hai người (cha hoặc mẹ) hoặc người giám hộ hợp pháp đứng ra khai và nộp hồ sơ là đủ.

Trẻ em có cần có mặt khi làm hộ chiếu không? Nếu nộp hồ sơ trực tuyến, trẻ không cần có mặt. Nếu nộp trực tiếp, một số nơi có thể yêu cầu mang giấy tờ gốc để đối chiếu — nên gọi điện xác nhận trước với cơ quan nơi nộp hồ sơ.

Hộ chiếu trẻ em có thời hạn bao lâu? 5 năm kể từ ngày cấp, và không được gia hạn — hết hạn phải làm hộ chiếu mới.

Nên làm hộ chiếu cho con trước ngày bay bao lâu? Nên chuẩn bị và nộp hồ sơ sớm ít nhất 3-4 tuần trước ngày dự kiến khởi hành để có thời gian dự phòng, vì thời gian xử lý tiêu chuẩn là khoảng 8 ngày làm việc nhưng có thể kéo dài vào mùa cao điểm.

Để BayVui đồng hành cùng chuyến đi của gia đình bạn

Làm hộ chiếu cho con chỉ là bước đầu tiên trong hành trình chuẩn bị cho chuyến đi nước ngoài của cả gia đình. Nếu ba mẹ đang tìm hiểu thêm về quy trình làm hộ chiếu mới năm 2026 cho bản thân, hoặc muốn biết thêm về hộ chiếu gắn chip điện tử, BayVui đã có bài viết chi tiết để tham khảo song song.

Khi hộ chiếu của cả nhà đã sẵn sàng, đừng quên phần vé máy bay và bảo hiểm du lịch để chuyến đi được an tâm trọn vẹn. Liên hệ Zalo 0938 555 693 hoặc truy cập bayvui.net/dat-ve để được tư vấn nhanh nhất. BayVui — bay cùng nhau, cùng gia đình.